1. Arkivverket metadatakatalog
  2. Noark5
  3. Sakarkiv

Journalpost

Riksarkivet Betaversjon

En journalpost fra Noark-4 utgjør en egen registreringstype i Noark 5. En journalpost representer en "innføring i journalen". Journalen er en kronologisk fortegnelse over inn- og utgående dokumenter (dvs. korrespondansedokumenter), og eventuelt også interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen. Til sammenligning representerer en basisregistrering en generell "innføring" i alle typer arkivsystemer, også de som ikke inneholder korrespondansebaserte dokumenter. Journalposten inneholder bl.a. metadata om korrespondanseparter (avsender og mottaker), og om saksbehandlere. Det finnes flere typer journalposter. De viktigste er inngående dokument, utgående dokument, organinternt dokument for oppfølging og organinternt dokument uten oppfølging. Ved organinterne dokumenter kan en og samme journalpost inneholde metadata om både avsender og mottaker, og om saksbehandler både på avsender- og mottakersiden. Registreringstypen journalpost er obligatorisk for sakarkiver. Alle journalføringspliktige dokumenter i offentlig forvaltning skal registreres som journalposter og inngå i et sakarkiv. Dersom et system basert på Noark 5 bare skal brukes for sakarkiver, er det ikke noe i veien for å fortsette å anvende begrepet "journalpost" i alle grensesnitt mot brukerne, på samme måte som en er vant til fra Noark-4. I denne standarden brukes registrering som en generell betegnelse på arkivenheter som dokumenter transaksjoner. (Registrering er dessuten en dekkende norsk oversettelse av det tilsvarende begrepet i MoReq2 som heter Record.)
Egenskap Stereotype Beskrivelse Type Multiplisitet
journalaar Definisjon: Viser året journalposten ble opprettet Kilde: Registreres automatisk når journalposten opprettes Kommentar: (ingen) M013 journalaar integer 1..1
journalsekvensnummer Definisjon: Viser rekkefølgen når journalposten ble opprettet under året Kilde: Registreres automatisk når journalposten opprettes Kommentar: Kombinasjonen journalår og sekvensnummer er ikke obligatorisk, men anbefales brukt i sakarkiver. Noen rapporter er sortert på denne kombinasjonen, f.eks. løpende- og offentlig journal. Dersom journalår og sekvensnummer ikke brukes, må kronologiske utskrifter sorteres etter andre kriterier (f.eks. journalpostens opprettetDato). I Noark 4 skal sekvensnummeret vises før journalåret (f.eks. 25367/2011) for at det ikke skal blandes sammen med saksnummeret som har året først. M014 journalsekvensnummer integer 1..1
journalpostnummer Definisjon: Inngår i M004 journalpostID. Viser rekkefølgen journalpostene ble opprettet innenfor saksmappen, f.eks. 2011/3869-8 (dokument nr. 8 i sak 2011/3869). Kilde: Registreres automatisk når journalposten opprettes Kommentar: Er ikke obligatorisk, men anbefales brukt i sakarkiver. Dersom journalpostnummer ikke brukes, må andre kriterier kunne identifisere journalpostenes rekkefølge innenfor saksmappen. M015 journalpostnummer integer 1..1
journalposttype Definisjon: Navn på type journalpost Kilde: Registreres automatisk av systemet eller manuelt Kommentar: Tilsvarer "Noark dokumenttype" i Noark 4 M082 journalposttype Journalposttype 1..1
journalstatus Definisjon: Status til journalposten, dvs. om dokumentet er registrert, under behandling eller endelig arkivert. Kilde: Registreres automatisk gjennom forskjellig saksbehandlings-funksjonalitet, eller overstyres manuelt. Kommentar: Journalposter som avleveres skal ha status "Arkivert" eller "Utgår". M053 journalstatus Journalstatus 1..1
journaldato Definisjon: Datoen journalposten er opprettet/arkivert Kilde: Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato. Oppdateres til M604 arkivertDato når dokumentene som tilhørere journalposten arkiveres. Kommentar: (ingen) M101 journaldato date 0..1
dokumentetsDato Definisjon: Dato som er påført selve dokumentet Kilde: Datoen hentes automatisk fra dokumentet, eller registreres manuelt Kommentar: Kan brukes både for inngående, utgående og organinterne dokumenter M103 dokumentetsDato date 0..1
mottattDato Definisjon: Dato et eksternt dokument ble mottatt Kilde: Registreres manuelt eller automatisk av systemet ved elektronisk kommunikasjon Kommentar: Merk at mottattDato ikke behøver å være identisk med M600 opprettetDato M104 mottattDato date 0..1
sendtDato Definisjon: Dato et internt produsert dokument ble sendt/ekspedert Kilde: Registreres manuelt eller automatisk av systemet ved elektronisk kommunikasjon Kommentar: (ingen) M105 sendtDato date 0..1
forfallsdato Definisjon: Dato som angir fristen for når et inngående dokument må være besvart Kilde: Registreres manuelt Kommentar: Forfallsdato kan være angitt som en betingelse i det inngående dokumentet M109 forfallsdato date 0..1
offentlighetsvurdertDato Definisjon: Datoen da offentlighetsvurdering ble foretatt Kilde: Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet for skjerming Kommentar: Dato for offentlighetsvurdering kan brukes dersom inngående dokumenter automatisk blir midlertidig skjermet ved mottak, og offentlighetsvurderingen skjer på et litt senere tidspunkt. M110 offentlighetsvurdertDato date 0..1
antallVedlegg Definisjon: Antall fysiske vedlegg til et fysisk hoveddokument Kilde: Registreres manuelt Kommentar: (ingen) M304 antallVedlegg integer 0..1
utlaantDato Definisjon: Dato når en fysisk saksmappe eller journalpost ble utlånt Kilde: Registreres manuelt ved utlån Kommentar: Det er ikke spesifisert noen dato for tilbakelevering. Tilbakelevering kan markeres ved at M106 utlaantDato slettes. Det er ingen krav om obligatorisk logging av utlån av fysiske dokumenter. M106 utlaantDato date 0..1
utlaantTil Definisjon: Navnet på person som har lånt en fysisk saksmappe Kilde: Registreres manuelt ved utlån Kommentar: (ingen) M309 utlaantTil string 0..1
referanseUtlaantTil SystemID 0..1
journalenhet Definisjon: Navn på enhet som har det arkivmessige ansvaret for kvalitetssikring av arkivdanningen, og eventuelt registrering (journalføring) og arkivering av fysiske dokumenter Kilde: Registreres automatisk på grunnlag av innlogget bruker, kan overstyres manuelt Kommentar: (ingen) M308 journalenhet string 0..1
elektroniskSignatur ElektroniskSignatur 0..1
Navn Type Lengde Multiplisitet
integer 1..1
integer 1..1
integer 1..1
Journalposttype 1..1
Journalstatus 1..1
date 0..1
date 0..1
date 0..1
date 0..1
date 0..1
date 0..1
integer 0..1
date 0..1
string 0..1
SystemID 0..1
string 0..1
ElektroniskSignatur 0..1
Name Type English Description
journalaar integer
journalsekvensnummer integer
journalpostnummer integer
journalposttype Journalposttype
journalstatus Journalstatus
journaldato date
dokumentetsDato date
mottattDato date
sendtDato date
forfallsdato date
offentlighetsvurdertDato date
antallVedlegg integer
utlaantDato date
utlaantTil string
referanseUtlaantTil SystemID
journalenhet string
elektroniskSignatur ElektroniskSignatur

Vis Journalpost i NVDB Datakatalog

Id Navn Type Multiplisitet
integer 1 ..1
integer 1 ..1
integer 1 ..1
Journalposttype 1 ..1
Journalstatus 1 ..1
date 0 ..1
date 0 ..1
date 0 ..1
date 0 ..1
date 0 ..1
date 0 ..1
integer 0 ..1
date 0 ..1
string 0 ..1
SystemID 0 ..1
string 0 ..1
ElektroniskSignatur 0 ..1
Assosiasjonstype Navn Kilde Destinasjon
assosiasjon journalpost Journalpost 0..* presedens Presedens 0..*
assosiasjon Journalpost avskrivning Avskrivning 0..*
assosiasjon Journalpost dokumentflyt Dokumentflyt 0..*
arv subtype Journalpost supertype Registrering
arv subtype Journalpost supertype Registrering
Navn Beskrivelse
5.5.10 En Journalpost skal ha registrert en Saksansvar (dvs. administrativ enhet, Saksbehandler og eventuelt journalenhet) og en Saksansvar skal kunne inngå i ingen, en eller flere Journalposter.
5.5.11 En Journalpost skal ha registrert en Korrespondansepart og en Korrespondansepart skal inngå i (kun) en Journalpost.
5.5.12 Det bør finnes en tjeneste/funksjon for å ajourholde Journalenhet på en Registrering (Journalpost).
5.5.13 Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å ajourholde Administrativ enhet og Saksbehandler på en Registrering (Journalpost).
5.5.14 Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å ajourholde Korrespondansepart på en Journalpost
5.5.8 En journalpost skal kunne defineres til å være av forskjellig type, se M082journalposttype.
M013 journalår: Skal ikke kunne endres
M014 journalsekvensnummer: Skal ikke kunne endres
M015 journalpostnummer: Skal normalt ikke endres, men ved flytting til en annen saksmappe kan journalposten få et nytt nummer (fordi det inngår i en annen nummerrekkefølge i denne mappen).
M101 journaldato: Skal kunne endres manuelt inntil arkivering
M103 dokumentetsDato: Skal kunne endres manuelt inntil arkivering
M104 mottattDato: Skal ikke kunne endres ved automatisk registrering, dato for mottak av fysiske dokumenter skal kunne endres inntil arkivering
M105 sendtDato: Skal ikke kunne endres ved automatisk registrering, dato for forsendelse av fysiske dokumenter skal kunne endres inntil arkivering
M106 utlåntDato: Utlån skal også kunne registreres etter at en saksmappe er avsluttet, eller etter at dokumentene i en journalpost ble arkivert.
M308 journalenhet: Er ikke lenger obligatorisk i Noark 5. Journalenhet er helt uavhengig av administrativ enhet. Kan f.eks. brukes som seleksjonskriterium ved produksjon av rapporter. Det anbefales ikke å knytte tilgangsrettigheter til journalenhet.
M309 utlåntTil: Utlån skal også kunne registreres etter at en saksmappe er avsluttet, eller at dokumentene i en journalpost ble arkivert
Navn Innhold
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/ny-korrespondansepart/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/metadata/journalstatus/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/metadata/journalposttype/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/ny-journalpost/
REST_REL self
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/avskrivning/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/journalpost/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/ny-avskrivning/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/ny-presedens/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/korrespondansepart/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/dokumentflyt/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/ny-dokumentflyt/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/presedens/