Riksarkivet Betaversjon

Et arkiv skal kunne deles opp i arkivdeler for å gruppere arkivet etter overordnede kriterier. De viktigste kriteriene for oppdeling i arkivdeler er: l Skille mellom aktivt arkiv og avsluttede arkivperioder (tradisjonelt kalt bortsettingsarkiver). Viktige funksjoner i forbindelse med periodisering og produksjon av arkivuttrekk er knyttet til en arkivdel. l Skille mellom mapper som skal periodiseres etter forskjellige prinsipper. Emneordnede saksmapper kan periodiseres f.eks. hvert femte år, mens personalmapper kan beholdes i et aktiv arkiv så lenge en person er ansatt. l Skille mellom saksmapper som er klassifisert etter forskjellige prinsipper. l Skille mellom elektronisk arkiv og fysisk arkiv. Hovedregelen er at hele mapper enten skal være fysiske eller elektroniske. Men det kan gis dispensasjon fra denne regelen, slik at enkelte registreringer kan være fysiske og andre elektroniske i samme mappe. Dersom et stort vedlegg (f.eks. en trykksak) ikke er blitt skannet, kan også fysiske dokumenter forekomme sammen med elektroniske dokumenter i samme registrering (journalpost). l Skille mellom sakarkivet og andre typer arkiver, f.eks. arkiver tilknyttet fagsystemer. Noen vil ha behov for et klart skille mellom de administrative sakene og fagsakene. Det vil også være et behov for å skille ut møtedokumenter. l Skille mellom mapper, registreringer eller dokumenttyper som skal bevares eller som skal kasseres. l Skille mellom mapper, registreringer eller dokumenttyper som er offentlige eller som skal skjermes. Arkivdel er obligatorisk i et arkivuttrekk, og skal forekomme én eller flere ganger i et arkiv. Dersom arkivet er delt opp i underarkiver, skal arkivdel bare kunne knyttes til det laveste arkivnivået. Dersom det dreier seg om et sakarkiv, skal arkivdelen inneholde et primært klassifikasjonssystem. Arkivdelen kan i tillegg inneholde et eller flere sekundære klassifikasjonssystemer. I et fagsystem uten klassifikasjon, skal arkivdelen inneholde én eller flere mapper. I et fagsystem uten klassifikasjon og mapper, skal arkivdelen inneholde én eller flere registreringer. Arkivdeler kan brukes til å skille ut dokumenter som skal kasseres etter andre regler enn resten av dokumentene i mappen (f.eks. alle inngående dokumenter) eller registreringen (f.eks. alle vedlegg). Slike regler kan da knyttes til en egen arkivdel. Se mer om dette i NOARK 5 v3.1 kapittel 5.10 Bevaring og kassasjon, om kassasjon av dokumenttyper. Det samme gjelder dokumenter som skal skjermes etter andre regler enn resten av dokumentene i mappen eller registreringen. Se mer under NOARK 5 v3.1 kapittel 6.6.1 Skjerming. Dessuten kan det være tilfeller hvor noen dokumenter i en mappe eller registrering er arkivert på papir, mens resten av dokumentene er elektroniske. En egen arkivdel skiller da ut disse dokumentene. Arkivdeler som brukes til å angi andre kassasjonsvedtak, skjermingsregler og dokumentmedium enn de som gjelder for resten av innholdet i arkivet, vil være "tomme" – dvs. de har ikke egne barn. Mapper, registreringer og dokumentbeskrivelse som har referanse til slike arkivdeler, skal arve metadata fra disse. Disse mappene, registreringene og dokumentbeskrivelsene vil indirekte også tilhøre arkivdelen som er utgangspunktet for den hierarkiske arkivstrukturen, men arv herfra blir overstyrt.
Egenskap Stereotype Beskrivelse Type Multiplisitet
tittel Definisjon: Tittel eller navn på arkivenheten Kilde: Registreres manuelt eller hentes automatisk fra innholdet i arkivdokumentet. Ja fra klassetittel dersom alle mapper skal ha samme tittel som klassen. Kan også hentes automatisk fra et fagsystem. Kommentarer: For saksmappe og journalpost vil dette tilsvare "Sakstittel" og "Dokumentbeskrivelse". Disse navnene kan beholdes i grensesnittet. M020 string 1..1
beskrivelse Definisjon: Tekstlig beskrivelse av arkivenheten Kilde: Registreres manuelt Kommentarer: Tilsvarende attributt finnes ikke i Noark 4 (men noen tabeller hadde egne attributter for merknad som kunne brukes som et beskrivelsesfelt) M021 string 0..1
arkivdelstatus Definisjon: Status til den arkivperioden som arkivdelen omfatter Kilde: Registreres manuelt når arkivdelen opprettes eller ved skifte av status. Kommentarer: Arkivdeler som avleveres skal ha status "Avsluttet periode" M051 Arkivdelstatus 1..1
dokumentmedium Definisjon: Angivelse av om arkivenheten inneholder fysiske dokumenter, elektroniske dokumenter eller en blanding av fysiske og elektroniske dokumenter Kilde: Arves fra overordnet nivå, kan overstyres manuelt Kommentarer: Obligatorisk ved blanding av fysisk og elektronisk arkiv. Er hele arkivet enten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkelig med verdi på arkivnivå. Er en hel arkivdel enten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkelig å angi det på arkivdelnivå. Dersom underordnede arkivdeler inneholder både fysiske og elektroniske dokumenter, må informasjon om dette arves nedover i hierarkiet. Se også kommentar til M208 referanseArkivdel. M300 Dokumentmedium 0..1
oppbevaringssted Definisjon: Stedet hvor de fysiske dokumentene oppbevares. Kan være angivelse av rom, hylle, skap osv. Overordnede arkivdeler (f.eks. en arkivdel) kan oppbevares på flere steder. Kilde: Arves fra overordnet nivå, kan overstyres manuelt Kommentarer: Fysiske dokumenters plassering skal ellers gå fram av arkivstrukturen. Fysiske dokumenter i et sakarkiv skal i utgangspunktet være ordnet i overordnede omslag (f.eks. hengemapper) etter stigende klasseID. Innenfor hver av disse skal omslagene skal dokumentene ligge i fysiske saksmapper som er ordnet etter stigende mappeID. Innenfor saksmappene skal dokumentene være ordnet etter stigende journalpostnummer ("dokumentnummer"). Vedlegg skal legges sammen med tilhørende hoveddokument. M301 string 0..*
avsluttetDato Definisjon: Dato og klokkeslett når arkivenheten ble avsluttet/lukket Kilde: Registreres automatisk av systemet når enheten avsluttes Kommentarer: (ingen) M602 datetime 0..1
avsluttetAv Definisjon: Navn på person som avsluttet/lukket arkivenheten Kilde: Registreres automatisk av systemet ved opprettelse av enheten Kommentarer: (ingen) M603 string 0..1
referanseAvsluttetAv SystemID 0..1
arkivperiodeStartDato Definisjon: Dato for starten av en arkivperiode Kilde: Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato Kommentarer: Det kan tenkes tilfeller hvor startdatoen ikke er identisk med datoen arkivdelen ble opprettet M107 date 0..1
arkivperiodeSluttDato Definisjon: Dato for slutten av en arkivperiode Kilde: Settes automatisk til samme dato som M602 avsluttetDato Kommentarer: Det kan forekomme tilfeller hvor sluttdatoen ikke er identisk med datoen arkivdelen ble avsluttet. M108 date 0..1
referanseForloeper M202 SystemID 0..1
referanseArvtaker M203 SystemID 0..1
kassasjon Kassasjon 0..1
skjerming Skjerming 0..1
gradering Gradering 0..1
Navn Type Lengde Multiplisitet
string 1..1
string 0..1
Arkivdelstatus 1..1
Dokumentmedium 0..1
string 0..*
datetime 0..1
string 0..1
SystemID 0..1
date 0..1
date 0..1
SystemID 0..1
SystemID 0..1
Kassasjon 0..1
Skjerming 0..1
Gradering 0..1
Name Type English Description
tittel string
beskrivelse string
arkivdelstatus Arkivdelstatus
dokumentmedium Dokumentmedium
oppbevaringssted string
avsluttetDato datetime
avsluttetAv string
referanseAvsluttetAv SystemID
arkivperiodeStartDato date
arkivperiodeSluttDato date
referanseForloeper SystemID
referanseArvtaker SystemID
kassasjon Kassasjon
skjerming Skjerming
gradering Gradering

Vis Arkivdel i NVDB Datakatalog

Id Navn Type Multiplisitet
string 1 ..1
string 0 ..1
Arkivdelstatus 1 ..1
Dokumentmedium 0 ..1
string 0 ..*
datetime 0 ..1
string 0 ..1
SystemID 0 ..1
date 0 ..1
date 0 ..1
SystemID 0 ..1
SystemID 0 ..1
Kassasjon 0 ..1
Skjerming 0 ..1
Gradering 0 ..1
Assosiasjonstype Navn Kilde Destinasjon
assosiasjon registrering Registrering 0..* arkivdel Arkivdel 0..1
assosiasjon sekundærklassifikasjonssystem Klassifikasjonssystem 0..* Arkivdel
assosiasjon klassifikasjonssystem Klassifikasjonssystem 0..1 arkivdel Arkivdel 1..*
assosiasjon arkivdel Arkivdel 0..* arkiv Arkiv 1
assosiasjon mappe Mappe 0..* arkivdel Arkivdel 0..1
arv subtype Arkivdel supertype Arkivenhet
Navn Beskrivelse
5.10.1 En Arkivdel skal kunne ha registrert ingen eller ett Kassasjonsvedtak og et Kassasjonsvedtak kan inngå i ingen, en eller flere Arkivdeler.
5.10.10 Dersom arv av metadata om bevaring og kassasjon skal skje fra arkivdel, skal dette overstyre arv av metadata fra klassene.
5.10.16 Det skal være mulig å slå av funksjonen for arv fra klasser og arkivdeler, slik at metadata om bevaring og kassasjon ikke arves til underliggende mapper.
5.10.8 Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å ajourholde kassasjonsvedtak, kassasjonshjemmel og bevaringstid for en Arkivdel.
5.10.9 Metadata om bevaring og kassasjon på en Arkivdel skal kunne arves til Mappe, Registrering og Dokumentbeskrivelse.
5.11.1 En arkivdel skal kunne inneholde en tekstlig beskrivelse av hvilke prinsipper den skal periodiseres etter.
5.11.13 Dersom dokumentene i en arkivdel er ikke-elektroniske (fysiske), skal det også være mulig å registrere oppbevaringssted.
5.11.2 En arkivdel skal inneholde referanser til eventuelle forløpere og arvtakere.
5.11.4 En arkivdel som inneholder en overlappingsperiode, skal være sperret for tilføyelse av nyopprettede mapper. Men eksisterende mapper i en overlappingsperiode skal være åpne for nye registreringer
5.11.5 Dersom en ny registrering føyes til en mappe som tilhører en arkivdel i overlappingsperiode, skal mappen automatisk overføres til arkivdelens arvtaker.
5.11.6 En arkivdel som inneholder en avsluttet arkivperiode, skal være sperret for tilføyelse av nye mapper. Alle mapper skal være lukket, slik at heller ingen registreringer og dokumenter kan føyes til.
5.11.7 Det skal være umulig å avslutte en arkivdel i overlappingsperiode dersom den fremdeles inneholder åpne mapper.
5.13.6 En Arkivdel og arkivdelens metadata skal kun opprettes og endres gjennom Administratorfunksjonen for Noark 5 kjerne.
5.2.13 En Arkivdel kan ha registrert ingen eller ett preferert Klassifikasjonssystem og et Klassifikasjonssystem kan inngå i ingen, en eller flere Arkivdel(er).
5.2.14 En Arkivdel kan ha registrert ingen eller en Skjerming og en Skjerming kan inngå i ingen, en eller flere Arkivdeler
5.2.15 En Arkivdel kan ha registrert ingen eller en Bevaring og kassasjon og en Bevaring og kassasjon kan inngå i ingen, en eller flere Arkivdeler.
5.2.16 En Arkivdel kan ha tilknyttet (inneholde) ingen, en eller flere Mapper.
5.2.17 Når en tjeneste/funksjon sletter en Arkivdel, skal dette logges.
5.2.18 Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å ajourholde primært Klassifikasjonssystem for en Arkivdel. (referanseKlassifikasjonssystem)
5.2.19 Dersom Arkivdel er registrert som avsluttet (avsluttetDato er satt) skal det ikke være mulig å legge til flere tilhørende Mapper eller Registreringer
5.2.20 En arkivdel skal inneholde informasjon om hvilken status arkivperioden har. /* Autoriserte brukere skal kunne endre statusverdier. Obligatoriske verdier er: 1. Aktiv periode 2. Overlappingsperiode 3. Avsluttet periode Andre verdier kan brukes ved behov. */
5.2.21 En arkivdel skal inneholde dato for når arkivperioden starter.
5.2.22 En avsluttet arkivdel skal inneholde dato for når perioden ble avsluttet.
5.2.23 En arkivdel skal inneholde informasjon om de tilhørende dokumentene er fysiske eller elektroniske.
6.6.25 Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å ajourholde opplysninger om skjermingskode (skjermingsgrad, skjermingshjemmel og skjermingsvarighet) for en verdi av Arkivdel, klasse, Mappe, Registrering og Dokumentbeskrivelse
6.6.26 Skjerming bør kunne arves til mappe, journalpost, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt. Arvede verdier skal kunne overstyres.
6.6.9 - 6.6.19 rettighetsangivelser
M020 tittel: Skal normalt ikke kunne endres etter at enheten er lukket, eller dokumentene arkivert
M107 arkivperiodeStartDato: Skal kunne endres manuelt
M108 arkivperiodeSluttDato: Skal kunne endres manuelt
M601 avsluttetDato: Skal ikke kunne endres. Obligatorisk dersom arkivdelen er avsluttet.
M603 avsluttetAv: Skal ikke kunne endres. Obligatorisk dersom arkivenheten er avsluttet.
Ny - arkivdel kan ha liste med enten klassifikasjonssystem eller mapper
Ny - Etter registrering av arkivdel skal systemID, opprettetAv og opprettetDato være utfylt
Ny - Når arkivdel settes "Avsluttet" så skal avsluttetDato og avsluttetAv registreres
Navn Innhold
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/metadata/dokumentmedium/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/mappe/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-registrering/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-klassifikasjonssystem/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/arkiv/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-arkiv/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-mappe/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/metadata/arkivdelstatus/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/registrering/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-arkivdel/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/klassifikasjonssystem/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/arkivdel/
REST_REL self