Riksarkivet Betaversjon

En mappe grupperer dokumenter som på en eller annen måte hører sammen. Helst bør dokumentene i en mappe utgjøre en instans (dvs. en utførelse) av en aktivitet, med en definert begynnelse og slutt. Et eksempel på dette er enkeltsaker i et sakarkiv. En slik sak kan f.eks. omhandle et spørsmål som er til behandling, og dokumentene i saken vil da utgjøre behandlingsforløpet for dette spørsmålet. Slike saker kan typisk starte med en søknad eller henvendelse utenfra, og ende med et vedtak. Men av og til er det naturlig å gruppere dokumentene i en mappe etter andre kriterier. I noen tilfeller legges alle dokumenter som omhandler et objekt i én mappe, f.eks. personalmapper. Slike mapper kalles også dossiermapper. I andre tilfeller kan det være naturlig å legge alle dokumentene som tilhører samme prosess (dvs. gjentakelse av samme type aktivitet) i samme mappe. Dette vil ofte dreie seg om svært rutinemessige aktiviteter, hvor hver aktivitet kanskje bare skaper ett dokument. I sakarkiver er dette kjent som samlemapper eller samlesaker. Måten innholdet i en mappe grupperes på, vil avhenge av klassifikasjonssystemet. En trenger ikke nødvendigvis å ha egne personalmapper dersom klassifikasjonssystemet er objektbasert på person. Innholdet i personalmappen kan da ordnes etter aktivitet. Dersom en likevel velger å ha personalmapper, kan klassifikasjonssystemet være på et overordnet nivå med bare noen få klasser. Dokumentene som skapes i et bestemt prosjekt kan samles i en prosjektmappe (med undermapper), men det er sannsynligvis bedre å definere prosjektet i klassifikasjonssystemet og gruppere mappene etter instanser av aktiviteter. Mapper skal ha en egen identifikasjon som er unik innenfor et og samme arkiv. Noark 5 stiller ingen krav til hvordan denne koden skal se ut. Når det gjelder saksmapper, anbefales det at en fortsetter med samme mal som i tidligere versjoner av Noark-standarden - dvs. en kombinasjon av årstallet da mappen ble opprettet og et fortløpende seksjonsnummer innenfor året, f.eks. 2011/3869.
Egenskap Stereotype Beskrivelse Type Multiplisitet
mappeID Definisjon: Entydig identifikasjon av mappen innenfor det arkivet mappen tilhører. Andre arkiver innenfor samme arkivsystem, kan inneholde en eller flere av de samme kodene. Koden kan være rent nummerisk, men kan også ha en logisk oppbygning. Merk at <i>mappeID</i> er identisk med kombinasjonen saksår og sekvensnummer (oftest bare kalt "saksnummer") i Noark 4, se kommentarfeltet. Kilde: Registreres automatisk av systemet etter interne regler Kommentarer: Saksår og sekvensnummer er ikke lenger obligatorisk identifikasjon i Noark 5, men det anbefales at dette mønsteret fremdeles brukes i sakarkiver. I slike tilfeller skal verdien i mappeID også kopieres til de to metadataelementene <i>M011 saksaar</i> og <i>M012 sakssekvensnummer </i>i saksmappen. Grunnen til dette er at det i noen tilfeller er nødvendig å skille de to elementene i saksnummeret, f.eks. ved sortering og i tjenestegrensesnittet. M003 string 0..1
mappetype angir mappetype som blant annet kan brukes som hint til hva som ligger i virksomhetsspesifikkemetadata Mappetype 0..1
tittel Definisjon: Tittel eller navn på arkivenheten Kilde: Registreres manuelt eller hentes automatisk fra innholdet i arkivdokumentet. Ja fra klassetittel dersom alle mapper skal ha samme tittel som klassen. Kan også hentes automatisk fra et fagsystem. Kommentarer: For saksmappe og journalpost vil dette tilsvare "Sakstittel" og "Dokumentbeskrivelse". Disse navnene kan beholdes i grensesnittet. M020 string 1..1
offentligTittel Definisjon: Offentlig tittel på arkivenheten, ord som skal skjermes er fjernet fra innholdet i tittelen (erstattet med ******) Kommentarer: I løpende og offentlig journaler skal også offentligTittel være med dersom ord i tittelfeltet skal skjermes. M025 string 0..1
beskrivelse Definisjon: Tekstlig beskrivelse av arkivenheten Kilde: Registreres manuelt Kommentarer: Tilsvarende attributt finnes ikke i Noark 4 (men noen tabeller hadde egne attributter for merknad som kunne brukes som et beskrivelsesfelt) M021 string 0..1
noekkelord Definisjon: Nøkkeord eller stikkord som beskriver innholdet i enheten Kilde: Registreres vanligvis ved oppslag fra liste (f.eks. en tesaurus). Kan også registreres automatisk på grunnlag av dokumentinnhold eller integrering med fagsystem. Kommentarer: Nøkkelord kan brukes for å forbedre mulighetene for søking og gjenfinning. Nøkkelord skal ikke erstatte klassifikasjon. M022 string 0..*
dokumentmedium Definisjon: Angivelse av om arkivenheten inneholder fysiske dokumenter, elektroniske dokumenter eller en blanding av fysiske og elektroniske dokumenter Kilde: Arves fra overordnet nivå, kan overstyres manuelt Kommentarer: Obligatorisk ved blanding av fysisk og elektronisk arkiv. Er hele arkivet enten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkelig med verdi på arkivnivå. Er en hel arkivdel enten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkelig å angi det på arkivdelnivå. Dersom underordnede arkivdeler inneholder både fysiske og elektroniske dokumenter, må informasjon om dette arves nedover i hierarkiet. Se også kommentar til M208 referanseArkivdel. M300 Dokumentmedium 0..1
oppbevaringssted Definisjon: Stedet hvor de fysiske dokumentene oppbevares. Kan være angivelse av rom, hylle, skap osv. Overordnede arkivdeler (f.eks. en arkivdel) kan oppbevares på flere steder. Kilde: Arves fra overordnet nivå, kan overstyres manuelt Kommentarer: Fysiske dokumenters plassering skal ellers gå fram av arkivstrukturen. Fysiske dokumenter i et sakarkiv skal i utgangspunktet være ordnet i overordnede omslag (f.eks. hengemapper) etter stigende klasseID. Innenfor hver av disse skal omslagene skal dokumentene ligge i fysiske saksmapper som er ordnet etter stigende mappeID. Innenfor saksmappene skal dokumentene være ordnet etter stigende journalpostnummer ("dokumentnummer"). Vedlegg skal legges sammen med tilhørende hoveddokument. M301 string 0..*
avsluttetDato Definisjon: Dato og klokkeslett når arkivenheten ble avsluttet/lukket Kilde: Registreres automatisk av systemet når enheten avsluttes Kommentarer: (ingen) M602 datetime 0..1
avsluttetAv Definisjon: Navn på person som avsluttet/lukket arkivenheten Kilde: Registreres automatisk av systemet ved opprettelse av enheten Kommentarer: (ingen) M603 string 0..1
referanseAvsluttetAv SystemID 0..1
kassasjon Kassasjon 0..1
skjerming Skjerming 0..1
gradering Gradering 0..1
referanseForelderMappe SystemID 0..1
skjermetTittel saU1 i n4 boolean 0..1
virksomhetsspesifikkeMetadata any 0..1
Navn Type Lengde Multiplisitet
string 0..1
Mappetype 0..1
string 1..1
string 0..1
string 0..1
string 0..*
Dokumentmedium 0..1
string 0..*
datetime 0..1
string 0..1
SystemID 0..1
Kassasjon 0..1
Skjerming 0..1
Gradering 0..1
SystemID 0..1
boolean 0..1
any 0..1
Name Type English Description
mappeID string M003
mappetype Mappetype
tittel string M020
offentligTittel string M025
beskrivelse string
noekkelord string
dokumentmedium Dokumentmedium
oppbevaringssted string
avsluttetDato datetime
avsluttetAv string
referanseAvsluttetAv SystemID
kassasjon Kassasjon
skjerming Skjerming
gradering Gradering
referanseForelderMappe SystemID
skjermetTittel boolean
virksomhetsspesifikkeMetadata any

Vis Mappe i NVDB Datakatalog

Id Navn Type Multiplisitet
string 0 ..1
Mappetype 0 ..1
string 1 ..1
string 0 ..1
string 0 ..1
string 0 ..*
Dokumentmedium 0 ..1
string 0 ..*
datetime 0 ..1
string 0 ..1
SystemID 0 ..1
Kassasjon 0 ..1
Skjerming 0 ..1
Gradering 0 ..1
SystemID 0 ..1
boolean 0 ..1
any 0 ..1
Assosiasjonstype Navn Kilde Destinasjon
assosiasjon mappe Mappe 0..* arkivdel Arkivdel 0..1
assosiasjon Mappe part Part 0..*
assosiasjon kryssreferanse Kryssreferanse 0..* mappe Mappe 0..1
assosiasjon undermappe Mappe 0..* Mappe
assosiasjon nasjonalidentifikator Nasjonalidentifikator 0..* Mappe
assosiasjon mappe Mappe 0..* klasse Klasse 0..1
assosiasjon registrering Registrering 0..* mappe Mappe 0..1
assosiasjon merknad Merknad 0..* Mappe
assosiasjon Mappe 1 virksomhetsspesifikkeMetadata Metadata 0..*
arv subtype Mappe supertype Arkivenhet
arv subtype Møtemappe supertype Mappe
arv subtype Saksmappe supertype Mappe
Navn Beskrivelse
5.4.1 En mappe skal kunne være av forskjellig type.
5.4.14 Dersom det er angitt et primært klassifikasjonssystem for Arkivdel, skal alle Mapper i arkivdelen ha verdier fra dette klassifikasjonssystemet som primær klasse.
5.4.19 Det bør finnes en tjeneste/funksjon for å legge opp og ajourholde undermapper for en Mappe (mappehierarki).
5.4.2 En Mappe skal tilhøre en Arkivdel og en Arkivdel kan innehold ingen, en eller flere Mapper.
5.4.3 En Mappe skal tilhøre en Klasse og en Klasse kan klassifisere ingen, en eller flere Mapper.
5.4.5 En Mappe bør kunne inngå i andre Mapper i et hierarki
5.4.6 En Mappe skal kunne bestå av ingen, en eller flere Registreringer og en Registrering kan inngå i (kun) en Mappe.
5.4.7 Dersom en Mappe er registrert som avsluttet (avsluttetDato) skal det ikke være mulig å legge flere Registreringer til Mappen.
5.4.8 En Mappe skal kunne utvides til en Saksmappe
6.1.1 Det skal finnes en tjeneste/funksjon for å avslutte en Mappe (dvs. at avsluttetDato settes).
6.1.17 Det skal ikke være mulig å slette en Mappe som er avsluttet.
6.1.2 For en Mappe som er avsluttet skal det ikke være mulig å endre følgende metadata: tittel ,dokumentmedium
M003 mappeID: Skal ikke kunne endres
M025 offentligTittel: Obligatorisk i arkivuttrekk dersom tittelen inneholder ord som skal skjermes, jf. M504 skjermingMetadata.
M602 avsluttetDato: Obligatorisk dersom arkivdelen er avsluttet.
M602 avsluttetDato: Skal ikke kunne endres.
M603 avsluttetAv: Obligatorisk dersom arkivenheten er avsluttet.
M603 avsluttetAv: Skal ikke kunne endres
Ny - Etter at mappe er registrert så skal kjernen fylle ut systemid, opprettetAv og opprettetDato
Ny - Mappe kan enten være tilknyttet arkivdel eller referanseForelderMappe eller klasse
Ny - Når mappe avsluttes så skal avsluttetDato og avsluttetAv registreres
Navn Innhold
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-kryssreferanse/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-arkivdel/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/moeteogutvalgsbehandling/utvid-til-motemappe/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-nasjonalidentifikator/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/sakarkiv/utvid-til-saksmappe/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/nasjonaleidentifikator/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/mappe/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/metadata/dokumentmedium/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-registrering/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/arkivdel/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-klasse/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/klasse/
REST_REL self
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/registrering/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/metadata/mappetype/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/undermappe/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-mappe/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/kryssreferanse/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/merknad/
REST_REL http://rel.kxml.no/noark5/v4/api/arkivstruktur/ny-merknad/